torsdag den 29. marts 2012

Aktivitet, Vault og Drive

Google tilbyder nu at rapportere jævnligt, hvordan du bruger Google. Det vil sige en månedlig rapport, der blandt andet viser, hvor mange mails du sender og modtager sammenlignet med foregående periode, hvor du logger ind fra, hvilke klienter, du bruger, hvad du søger på og så videre.

Du kan tilmelde dig her. Tjenesten er gratis. Du kan bruge rapporten til at finde ud af, hvordan du bruger Google, men du kan naturligvis også bruge den til at øge sikkerheden. Er der login fra steder, du ikke har været, eller fra klienter, du ikke ejer, så bør du naturligvis ændre kodeord.

Vault
Google har i dag også lanceret tjenesten Google Apps Vault, der et søgbart arkiv over alle mails og chat-samtaler i Apps-løsningen. Hensigten er at hjælpe kunder, når de bliver mødt af juridiske krav. Så kan de nemlig finde alle mails og samtaler ét sted, uanset om ansatte har slettet mails, eller hele konti er nedlagt.

Prisen for Google Apps Vault er yderligere 5 dollar pr. måned pr. bruger. Umiddelbart lyder løsningen som lidt af en konkurrent til Googles egne Postini-tjenester
og også 3. parts løsninger som Backupify.



Google Drive
Rygterne om Google Drive (eller GDrive) tager til. De fleste havde forventet lancering i marts, men nu bliver det nok april, at Googles konkurrent til Dropbox bliver lanceret. Rygterne siger, at Google vil tilbyde 1 GB gratis, hvilket er rystende lidt i forhold til konkurrenterne.


Jeg er dog mere spændt på, om Google kan levere en løsning, der ikke laver synkroniseringsfejl, hvis flere brugere retter samme dokument samtidigt. Det kan Dropbox (og alle lignende konkurrenter) nemlig ikke klare, og det giver store problemer, hvis man vil bruge det professionelt og erstatte filservere.

onsdag den 28. marts 2012

Ninite til installaton og opdatering

Jeg vil anbefale Ninite til installation og opdatering af programmer både privat og på arbejdet. Vi bruger købeversionen af Ninite på arbejdet til at opdatere 100 computere hver dag, og det koster bare 20 dollar om måneden. Privat er Ninite helt gratis og for mig helt uundværlig.

Ninite er en webside, hvor man kan markere de programmer, som man vil installere eller opdatere. Man downloader derefter et meget lille installationsprogram, som kører helt automatisk.

Stort set alle de populære udvidelser til Windows er der - såsom Flash, Java, .NET, Adobe Reader etc. Men der er også en lang række programmer som browsere (Google Chrome, Firefox), VLC-videoafspiller, Picasa, CutePDF, Evernote, Dropbox, AVG antivirus, Skype etc.

Automatisk og bedst
Der er to ting at bemærke. For det første bliver alle de ønskede programmer installeret eller opdateret i ét hug. Du skal ikke svare på noget som helst. Du skal ikke godkende licensbetingelser eller andet. Der bliver heller ikke installeret tåbelige værktøjslinjer eller andet bloatware. For det andet er der tale om de “gode” gratisprogrammer på markedet.

Picasa er således det bedste program til billeder, og VLC er det bedste program til video. Du behøver altså ikke at lede overalt på internet efter et program til et eller andet. Ninite har allerede fundet det bedste til dig (i gratis-kategorien).

Du behøver ikke at besøge hjemmesiden igen, når programmerne skal opdateres. Du kører bare installationsprogrammet igen og igen. Det sørger automatisk for kun at downloade og installere de programmer, som er blevet opdateret siden sidst.

På netværket
Hvis man betaler de 20 dollar om måneden, kan man bruge Ninite kommercielt, hvilket vil sige i firmaer. Her kommer der også flere andre forbedringer. Der er for eksempel NiniteOne, som er et program, der kan lægges i logon-scriptet i Windows AD. Så kan man sikre, at alle de ansatte får opdateret for eksempel Flash, Java og Adobe Reader hver morgen.

Ifølge eksperter er det nemlig den største sikkerhedsrisiko i dag - at disse programmer kører i gamle versioner. Der findes mange andre værktøjer på markedet, der kan opdatere programmer på et netværk, men de kræver typisk meget mere arbejde, og de koster mange gange mere end Ninite. Det kræver én sølle linjes tekst i logon-scriptet at opdatere disse programmer helt automatisk for 100 brugere.

tirsdag den 27. marts 2012

Pas på Chrome Extensions

Man skal åbenbart til at holde ganske godt øje med udvidelser til Chrome browseren (de såkaldte extensions). Mængden af falske udvidelser eksploderer, og målet er at stjæle din identitet. Det er især Facebook, der er målet. Du bliver lokket til at installere en falsk udvidelse, og så har hackeren kontrol med for eksempel din Facebook og kan trykke “like” til produkter. Har hackeren kontrol over mange konti, kan han sælge “likes” i tusindvis.

Et problem er, at mange tror, at der er styr på udvidelserne til Chrome - at Google tjekker hver eneste. Det er ikke tilfældet. Google fjerner naturligvis de falske, når firmaet bliver gjort opmærksom på det, men indtil da kan tusinder have installeret den. Her adskiller Google sig væsentligt fra Apple, der netop tjekker alle produkter.

Nogle af de falske udvidelser har virkelig dumme navne, som man let kan genkende, men andre gemmer sig under velkendte navne. Billedet viser for eksempel en falsk Adobe Flash-extension til Chrome. Andre typiske udvidelser, der lokker brugerne, er udvidelser til Facebook, der for eksempel lover at kunne vise, hvem der kigger på din side.

Det er langt farligere end bare at miste kontrollen over Facebook og komme til at kunne lide produkter, man egentlig ikke kan. Hackeren har i princippet total kontrol med din browser og alt, som du gør med den. Han kan altså også opsnappe koder.

Gode antivirus-produkter kan opfange og fjerne disse udvidelser, så det er (stadig) vigtigt at have en opdateret antivirus. Men et andet godt råd er naturligvis at tænke sig om mere end én gang, når man henter udvidelser ned.

fredag den 23. marts 2012

Boxee og Roku vinder over Apple og Google

FixYa, der er en af USA’s største websites med bruger-til-bruger-hjælp til udstyr, har undersøgt fire af de mest udbredte tv-bokse til internet-tv. 


Det er Apple TV, Google TV, Boxee og Roku. Alle fire er udbredte og fungerer godt, men brugerne oplever også problemer med alle fire, selvom de er meget forskellige på hver af dem.

Internet-tv bruges for eksempel til at se Netfix, der nok er den mest udbredte kanal på markedet. Netflix findes ikke i Danmark, men det er let og billigt at omgå med teknologier som unblock-us, som jurister har erklæret lovlige her i landet.

Analytikere forventer, at antallet af globale brugere vil nå op på 500 millioner i 2015, så internet-tv eller web-tv kan være den næste store ting på tv-markedet, og det bliver bokse som disse (eventuelt samme mulighed bygget direkte ind i tv’et), der kommer til at drive teknologien. Det forventes for eksempel, at Apple går ind på markedet med et tv med indbygget Apple TV.

En overraskende konklusion i rapporten er, at de små vinder over de store. Lille Boxee og Roku er mere populære blandt brugerne end Google og Apple.

Apple TV-brugerne brokker sig mest over problemer med integration til iTunes. Google-brugernes største problem er, at en del indhold er blokeret for dem (typisk kanaler). Så det er faktisk den dårligste af de fire, hvis man ser på muligheder for brugerne.

Brugerne af Boxee har flest problemer med opdatering af firmware, mens brugerne af Roku har flest problemer med at få boksen på internet. Roku er lettest at finde ud af for brugerne, mens Boxee vinder på flest muligheder.

FixYa har flere end 20 millioner brugere og hjælp til flere end tre millioner produkter. Websitet svarer lidt til danske eksperten.dk, selvom det fungerer noget anderledes. Hele rapporten kan hentes her.

torsdag den 22. marts 2012

4 TB i Qnap

Det har længe været muligt at bruge diske på op til 3 TB i Qnaps større NAS-servere, men den grænse er lige blevet rykket. På en række servere kan man nu bruge de helt nye 4 TB diske fra Hitachi (modelnummer Deskstar HDS724040ALE640), der er helt almindelige 3,5 tommer 6Gbps SATA-diske, der kører 7.200 RPM.
 
De store diske er i øvrigt meget billige, hvis man ser på pris pr. TB. Én harddisk koster under 2.600 kroner med moms.

Kæmpedisken kan bruges i modellerne TS-469PRO, TS-569PRO, TS-669PRO, TS-869PRO, TS-859U-RP+ og TS-x79. Det er NAS-servere med plads til 4, 5, 6, 8, 10 eller 12 diske, så der kan skabes enorme RAID-systemer. Det vil sige op til 12x4=48 TB minus overhead til RAID.

onsdag den 21. marts 2012

Hvorfor spam er spam

Googles Gmail er rigtig god til at finde og fjerne spam, men hidtil har man ikke fået at vide, hvorfor en mail var markeret som spam. Det er ændret nu. Google lægger nu en beskrivelse i toppen af alle spammails, så man kan læse mere.


Her er et eksempel på sådan en tekst. Her er der også link til yderligere oplysninger.

Gmail og Google Apps har stadig ikke ret mange muligheder for at finstille spam-filtret. Hvis man vil have det, skal man købe overbygningen fra Postini. Langt de fleste kan dog nøjes med det indbyggede filter uden finstilling, for det rammer overraskende godt.

Det nye udseende
Så er det også slut med at sige nej tak til det nye udseende og gå tilbage til den gamle Gmail. Den 27. marts udløber muligheden, så skal man køre det nye udseende.

mandag den 19. marts 2012

Qnap er NAS i alle størrelser


Jeg er meget imponeret af NAS-servere fra Qnap, som jeg bruger både privat og på arbejdet. Qnap har et utal af modeller, der er spækket med funktioner, og priserne er meget lave. Serverne kører en embedded Linux, men de fungerer godt sammen med både pc’er og Mac’er.

Privat kører jeg med en gammel Qnap TS-109 med én 1 TB disk, der har den fordel, at den ikke har aktiv køling. Det vil sige, at det eneste, som larmer, er selve harddisken. Den bruger også utrolig lidt strøm - mindre en typisk energisparepære. Så man får ikke dårlig samvittighed over at have den kørende i døgndrift.

På arbejdet bruger vi to NAS-servere. Den seneste er Qnap TS-459, der rummer 4 x 2 TB i RAID 5. Denne Qnap blev primært købt til at rumme backup for vores VMWare-installation, og det klarer den uden problemer. Serveren rummer dobbelt strømforsyning og dobbelt netkort, der oven i købet kan klare load-balancing. De seneste modeller som netop TS-459 rummer Intel Atom processorer, der faktisk er pænt hurtige.

Qnap som iSCSI
Men nu har vi prøvet at køre en virtuel VMWare-server direkte på NAS-serveren via iSCSI, og det virker faktisk. NAS er naturligvis ikke lige så hurtigt som vores rigtige fiber-SAN, men det kan faktisk bruges til mere simple behov, og det koster en brøkdel. Jeg er dybt imponeret over, at denne server, der koster cirka 10.000 kroner uden diske, kan trække en Windows 2008 server med nyeste Micrsosoft SQL Server med næsten 1 TB database.

Qnaps modeller er spækket med serverprogrammer, der kan tændes og slukkes efter behov. Privat har jeg brugt filserver (til backup), FTP-server, MySQL database, webserver, DLNA/UPNP (streame lyd og video til for eksempel Soundbridge), qMobile (streame lyd til Android og iPad), torrent-server og iTunes-server.

På arbejdet er det primært filserver, FTP-server, iSCSI target og Time Machine (backup til Mac).

De har også et par funktioner, som jeg ikke har brugt. Det gælder printserver (for USB-printere), billedserver og overvågning (via IP-kameraer).

Qnap leverer NAS-servere med alt fra én til 12 diske, så der er noget for alle behov. Man skal dog lige kigge nøje, hvis det er til privat brug, for der er kun én model, der ikke har aktiv køling, og det er TS-119. Bemærk også, at mange af modeller kan tage diske på 3 TB pr. styk, så der kan blive utrolig meget plads.

Qnap har en stor konkurrent, og det er Synology, men Qnap fører vist pænt i kapløbet. Priserne starter ved cirka 1.200 kroner plus harddisken, mens en TS-459U-RP+ altså koster cirka 10.000 plus diske.

onsdag den 14. marts 2012

Bedre sites

Den 20. marts får en række af tjenesterne i Google Apps nogle mindre forbedringer. Den mest interessante er i Google Websteder (Google Sites), der kommer til at kunne håndtere HTML direkte, Javascript, jQuery og CSS.

Google Websteder kan både bruges til interne intranet-lignende websteder, men tjenesten kan faktisk også bruges til et almindeligt eksternt websted. Der er dog mange begræsninger, men dem kan man typisk godt leve med, så længe det drejer sig om simple sider.

Man skal bruge funktionen Insert+HTML Box og skrive koden direkte ind. Bemærk, at der er tale om en sandkasse. HTML-koden kan ikke kommunikere med andre elementer på siden såsom andre HTML-bokse.

mandag den 12. marts 2012

Del sites med fremmede domæner

Google Apps giver mulighed for at samarbejde med brugere uden for sit eget domæne, man skal bare kigge lidt under overfladen.

Hvis man laver e-mail distributionslister ved hjælp af Google Grupper (Groups), så kan man tilføje e-mails, der ligger uden for domænet. Man skal blot skrive de “fremmede” e-mails ind som medlemmer af gruppen.

Man kan også bruge distributionslister til at give andre personer en e-mail adresse på ens domæne uden at give dem en Google Apps konto. Det betyder, at for eksempel xxx@haun.dk bare videresendes til xxx@andetdomæne.dk. De skal så have en e-mail et andet sted. Ude fra ser det dog ud som om, at personen hører til på domænet.

Man opretter en Gruppe med den ene person alene i. Det er sådan set det hele. Gruppens e-mail er så xxx@haun.dk og eneste medlem er xxx@andetdomæne.dk.

Bygger man intranet via Google Websteder (sites), kan man også give andre adgang til det. Det skal blot gøres i to trin - ellers får man en fejl, der siger, at man ikke kan dele med fremmede. 



Først skal man åbne op for muligheden overhovedet.



Det gøres i Settings+Sites+General. Vælg så Users can share sites outside (domænenavnet).

Gå derefter ind på webstedet og vælg Administrer website. Vælg Deling og tilladelser. Skriv personerne under Tilføj personer.



Bemærk en snedig detalje. Skal du tilføje et andet firma/domæne, så kan du angive en gruppe i stedet. Har det andet firma/domæne for eksempel en distribtionsliste med alle i firmaet, hvilket de fleste har, så kan du bare angive den. Så får alle adgang i ét hug. Her har alle i Capax Recruitment fået adgang til intranettet på Ing.dk.

Man kan også bruge disse lister, når man laver lister. Bygger du distributionslister til at matche afdelingerne i et firma, så kan man placere lister i lister, når man tilføjer medlemmer. Det gør tingene meget hurtigere og mere logiske.

Skjul aliaser i Google Apps

Google viser som standard alle aliaser i adressebogen. Det vil man typisk ikke have, hvis man bruger mange aliaser eller har mange konti generelt. Det gør også adressebogen rodet.

Jeg har for eksempel også brugt aliaser til at videresende post fra stoppede medarbejdere til nuværende medarbejdere i en periode. Og så er det heller ikke smart, at disse adresser fremgår af den fælles adressebog.


Man slår det fra ved at gå ind i Settings+Contacs og vælge Hide nicknames.

Søg efter brugere
Når man forbi de 100 brugere, så er det ikke let at spole sig gennem Googles brugerliste i Apps. Det er faktisk ikke ret smart sammenlignet med Microsofts AD. Et godt tip er at bruge søgning, som der er i toppen af vinduet.


Her kan man for eksempel indtaste initialer, og så findes brugeren hurtigt og let.

Google bør dog videreudvikle denne del, så det bliver lige så let som i AD - både at administrere brugere og grupper.

fredag den 9. marts 2012

Play over det hele

I forgårs annoncerede Googe navnet Play, der samler Android Market, Google Music og Google eBook Store. Men der er åbenbart større planer. Den nye tjeneste skal også inkludere lydbøger, aviser og magasiner. Målet er naturligvis at konkurrere både med Amazon og Apple. Der spekuleres også på, om Google vil gå på jagt på helt nye områder som Netflix og Hulu - altså streaming af tv direkte. Et tredje rygte siger, at Google i samarbejde med Asus vil lancere sin egen tablet ligesom firmaet har gjort med mobiltelefoner.

Vi danskere skal dog ikke glæde os for meget - i hvert fald ikke med de to første rygter. Det er åbenbart håbløst for alle disse smarte tjenester at komme på det danske (og hovedparten af det europæiske) marked. Vi skal nok få adgang til aviser, bøger og magasiner, men streamet tv, videoleje, musik (køb eller streamet) får ikke lov til at komme over Atlanten.

Det er der heldigvis råd for i form af tjenester som unblock-us.com, men de koster penge og gør tingene mere besværlige.

Det forventes også, at Google vil gå mere ind i spil-markedet igen under Play-navnet. Det siger Googles produktchef Punit Soni til Android and me. Google har reelt fire platforme til spil i dag; Google+, Chrome, Native Client (fx Windows) og Android. Disse fire skal med HTML5 og native kode samlet til ét, hvor det er muligt.

torsdag den 8. marts 2012

Apple TV ikke på højde med Boxee

Apple lancerede i går en ny generation af Apple TV, der kan bruges til at vise indhold fra nettet på tv (og meget andet). Lanceringen druknede godt nok i den nye iPad, men der var heller ikke meget nyt i tv-delen. Det nye Apple TV kan som ventet klare FullHD (1080p), men bort set fra det, var der ikke meget nyt.

Apple TV er stadig meget billigt med en pris i Danmark på under 1.000 kroner, men produktet kan slet ikke matche Boxee Box fra Dlink, der i lang tid har kunnet klare 1080p og meget mere, end Apple kunne drømme om at lægge i deres produkter. Boxee Box koster godt nok cirka 1.400 kroner, men det er meget lidt for de ekstra muligheder.

Apple TV er derfor fortsat valget til dem, der vil holde sig inden for Apples infrastruktur i alle henseender. Selv integration med for eksempel iPad (streame fra iPad til tv) kan Boxee nemlig også klare, så der er virkelig ikke mange fordele i Apple-produktet.

Boxee Box har både USB-porte og SD-porte, hvilket Apple ikke har. Begge kan vise Netflix, men Boxee har langt flere tjenester under overfladen end Apple. Begge kan vise billeder fra Flickr, men Apple kan ikke klare Picasa, hvilket Boxee kan.

Ser man på understøttede formater - altså video-, billed- og lydformater - så går det helt galt for Apple, der typisk kun klarer de formater, man finder i iTunes. Boxee spiser næsten alle tilgængelige formater på markedet. Apple kan således ikke klare video i MKV eller lyd i OGG.

Har man en NAS i huset, kan man også få streamet lyd, video og billeder fra den. Det kan man ikke med Apple.

onsdag den 7. marts 2012

Google Play


Google har i dag lanceret en ny tjeneste, der hedder Google Play. I første omgang er det dog gammel vin på nye flasker, for det er først og fremmest et nyt navn til Android Market. Google Play kommer dog til at inkludere et par andre Google tjenester som Google Music og Google eBook Store. Det er ikke til at sige, om disse navne forsvinder helt.

Det lugter rigtig meget af iTunes i Google-klæder, men som de Google-tro skriver, så kræver det ikke særlig software at bruge Google Play. Tjenesten vil rumme film (leje), musik, bøger, spil og andre programmer.

Android Market skifter som nævnt navn til Google Play Store, og andre tjenester får også nyt navn. Vi skal til at bruge navne som Google Play Movies, Google Play Books og Google Play Music apps.

Vi danskere skal som sædvanlig ikke glæde os for tidligt, for Google kan heller ikke få alle rettighedshavere i tale. En stor del af Google Play virker således kun i USA og Canada - og visse dele steder som England. Det gælder især for musik og film.

tirsdag den 6. marts 2012

Apple vinder på spil og HTML5

Googles Android får bank af Apples iOS, når det gælder HTML5 og spil. En benchmark af spaceport.io viser nogle grusomme forskelle. Den bedste iPhone kunne bevæge 200 objekter på skærmen samtidigt og holde en billedrate på 30 billeder i sekundet (FPS). Den bedste iPad kunne klare flere end 300. Den bedste Android kunne til sammenligning kun klare 100. Det bliver endnu værre, når man kigger på discount-telefoner med Android. En Motorola Droid 2 kunne ikke engang bevæge et sølle objekt og holde de 30 FPS. Testen kan læses her.

Man skulle tro, at de nye Android-tablets med for eksempel Tegra-processor kunne holde trit med Apple, men det er slet ikke tilfældet. De ligger typisk på under 100 objekter ad gangen. Helt slemt står det til med den meget omtalte Kindle Fire. Den klarer sølle 25. Til sammenligning kan iPad2 klare 192 med iOS 4.3.3 og hele 326 med iOS 5.

Google Music daler

Rygterne siger, at det går rigtig dårligt for Google Music i USA. Tjenesten er i beta, og man har slet ikke adgang til den i Danmark. Men selv om Google har alle muligheder for at konkurrere med både Apple iTunes og streaming-tjenester som Spotify, så falder antallet af brugere på Google Music løbende.

Der var ellers lagt i ovnen til noget stort, da Google gik ind på markedet. Google ville gemme ens musik i skyen, og man kunne afspille den alle steder på alle enheder herunder Android-mobiler, som der jo findes flere end 200 millioner af. Man kunne dele musik via Google+, og venner kunne høre et nummer helt lovligt.

Man kunne uploade egen musik til tjenesten, og man kunne købe musik i 320 Kbit MP3-format direkte i Android Market til rimelige priser sammenlignet med allestedsnærværende Apple - cirka en dollar pr. nummer.

Selve tjenesten giver plads til 20.000 personlige numre. Brugere af iPhone kan ikke købe musik i Android Market, men de vil kunne spille musik fra Google Music.

Men rygterne siger også, at Google ikke panikker endnu. Tjenesten er meget ung, og Google har flere skud i bøssen.

Google bruger i øvrigt simpel geo-blokering (kigger på din ip-adresse). Man kan altså få adgang i Danmark, hvis man benytter sig af tjenester som unblock-us.com. Tjenester som den er meget udbredte til at se Netflix i Danmark, og jurister har sagt i DR2s SoEinDing, at det godt nok strider mod leverandørens regler, men det er ikke ulovligt i Danmark.

Søgning på tværs

Google er på vej med en lille forbedring af søgninger på tværs af computere og Android-telefoner. Tit søger man på steder på sin computer, som man har tænkt sig at rejse til, men når man så er fremme, skal man finde de samme links på sin mobil. Det bliver nu automatisk. 






Browseren i Android vil vise et link, der hedder recent, der netop vil vise de søgninger, man har foretaget på sin computer. Det kræver, at man har slået history til på sin Google konto. Det er en lille smart detalje, der netop gør brug af Googles nye privacy-regler.


I dag fik jeg ikke denne knap vist på min Android, selvom jeg fulgte alle anvisninger, så der kan sikkert gå et par dage, før det virker i Danmark.

App Inventor er tilbage

Google droppede App Inventor, hvilket ellers var et så simpelt og smart udviklingsværktøj til Android, at alle kunne programmere. Man skulle nemlig ikke skrive kodelinjer - kun samle brikker som i et puslespil. 






Hver brik havde en funktion såsom at vise en knap. Heldigvis er det spændende værktøj ikke gået tabt. Google efterlod det som open source, og amerikanske MIT har samlet koden op og lanceret den. Du kan se mere her.

fredag den 2. marts 2012

Google og privatliv

Google har den 1. marts 2012 ændret reglerne for opsamling og brug af data, som der har stået meget om i pressen. Det er svært at vurdere, om de nye regler udgør et problem for brugerne. En af de største modstandere er EFF (Electronic Frontier Foundation), der har skrevet dette. Google selv mener, at det gør tingene bedre for brugerne. Her er Googles version af historien.

Grundlæggende handler det om, at Googles cirka 70 tjenester kan dele information. Før den 1. marts kunne Gmail og Picasaweb hver samle information ind om dig som bruger og “optimere” visningen af annoncer.

Nu slår Google det sammen. Det vil sige, at alle 70 tjenester gemmer data i én database, og alle 70 tjenester kan læse din adfærd på tværs af disse. Har du lige søgt på kaffe på google.dk, så ved Gmail det altså også nu.

Du kan selv være med til at bestemme noget af det. Hvis du går ind på dit Google Betjeningspanel, kan du se tjenester, som du bruger og ændre nogle ting.

Du kan også bede Google om ikke at gemme alle dine søgninger og de websider, du besøger, hvilket hænger sammen med cookies. Det gøres her. Husk, at du skal logge ind på din Google konto (eller Gmail- eller Google Apps-konto).

Googles primære interesse er naturligvis at vise dig annoncer, som du interesserer dig for, som der så er større sandsynlighed for, at du klikker på, som igen tjener penge til Google. Du har også noget indflydelse her. Du kan gå ind på Annoncepræferencemanager og ændre visse ting. Du kan for eksemple bede Google om ikke at tilpasse annoncer overhovedet.

En anden mulighed er at få en kopi af Googles data om dig. Det foregår i Google Takeout.

torsdag den 1. marts 2012

Når medarbejdere stopper

Når medarbejdere stopper i virksomheden, skal der ske noget med deres postkasser. I Exchange-verdenen er der en række metoder, der virker godt, men i Google Apps-verdenen er tingene anderledes. Her skal man finde andre metoder.

I Exchange kan man deaktivere brugeren i AD’et og beholde postkassen i Exchange. Det koster jo ikke penge men kun plads på diskene. De fleste vælger nok at fjerne postkassen og gemme den et andet sted. Det er nu også ret simpelt, for man kan eksportere indholdet til for eksempel PST ganske hurtigt og let, der kan åbnes direkte af Outlook og også importeres til Exchange igen, hvis medarbejderen bliver ansat igen.

De metoder virker ikke umiddelbart hos Google. Man kan naturligvis lade kontoen køre videre og ændre kodeordet, men det koster altså en brugerkonto, som er 40 Euro om året. Det giver også rod i strukturen.

Jeg har forsøgt mig med en dedikeret konto til gamle medarbejdere. Under denne konto oprettede jeg mapper (etiketter) til hver stoppet medarbejder, og under disse mapper oprettede jeg en kunstig indbakke og sendt post-mappe. Derefter flyttede jeg alt indholdet fra de stoppede medarbejdere til denne ene konto.

Det virkede ikke særlig godt. Det er naturligvis billigt, for en konto kan typisk godt rumme mange stoppede medarbejdere, og man kan søge i de mange mails. Men der bliver rod i strukturen her, for felter som Til og Fra bliver noget rod, når de importerede mails reelt ikke hører til den konto, hvor de er havnet.

Man kan også oprette en gratis GMail-konto pr. stoppet medarbejder og flytte indholdet derhen, men det er også en problematisk affære. Det er nok på kanten af licensbetingelserne, og man skal så skabe en masse nye email-adresser, der i praksis ikke peger på nuværende medarbejdere. Der bliver også rod med Til- og Fra-felter i denne løsning.

Backup til EML
Den bedste løsning, som jeg har fundet, er det gratis program Gmail Backup. Programmet tager en backup af alle mails (dog ikke kalenderaftaler eller kontaktpersoner), og gemmer det som individuelle EML-filer. Det betyder, at 100 mails bliver til lidt over 100 filer, for programmet gemmer også andre informationer som for eksempel etiketter.

 

Men det smarte er, at EML-filer kan åbnes direkte af flere typer programmer som Outlook, Mozilla Thunderbird og Outlook Express. Man kan også fritekst-søge i en mappe fyldt med EML-filer fra Windows eller fra andre desktop-søgeprogrammer.

Hvis medarbejderen bliver ansat igen, kan processen vendes om. Man kan oprette personen i Google Apps igen og importere alle mails igen.

Husk filer
Man skal naturligvis også huske at hente den stoppede medarbejders filer i Google Dokumenter, men det kører næsten automatisk nu. Når man sletter en konto, bliver man spurgt om man vil flytte alle dokumenter til en ny ejer. Siger man ja til det, bliver man ført direkte til dialogen, hvor man kan vælge modtager. Modtageren får en ny mappe, der rummer alle dokumenter fra den gamle medarbejder.