onsdag den 29. februar 2012

Nu virker mailto i Chrome

For få måneder siden gjorde Google det muligt at håndtere webcal-links i Chrome, så Google Kalender håndterede disse links på websider. Nu er det også blevet muligt at håndtere mailto-links, som er endnu vigtigere. Hidtil har man været tvunget til at installere Gmail Notifier, hvis man ville kunne klikke på mail-links.

Når du starter din Gmail, får du denne dialog:

 

Hvor du kan acceptere muligheden. Bemærk, at det kan drille, hvis du logger ind i flere Google-konti samtidigt. Det er nemlig den primære (den første) Google-konto, der får klikket.

Hvis du senere vil rette disse indstillinger, skal du i Chromes Valgmuligheder+Avancerede valgmuligheder+Indstillinger for indhold+Administrer håndtering.

 

Her kan du slette indstillingerne. Det kan også lade sig gøre i andre browsere. Her er metoden til Firefox, og her er metoden til Internet Explorer.

Google+
Google har også opdateret kontaktpersoner under GMail i Google Apps. Det betyder, at personer i dine netværk i Google+ automatisk kommer ind i dine kontaktpersoner, og eksisterende personer i kontaktlisten får data fra Google+. Det kræver naturligvis, at man har slået Google+ til som service i selve Google Apps.

Præsentationer
Google har også opdateret programmet Præsentationer i Google Dokumenter, så man nu kan kommentere og samarbejde ligesom i de andre programmer.

Det er dog lidt ærgerligt, at programmet ikke automatisk opdaterer gamle præsentationer til det nye format. Hvis du vil bruge nyheden i en gammel præsentation, skal du lave et nyt dokument og importere de enkelte sider fra det gamle dokument.

tirsdag den 28. februar 2012

Billeder i skyen

Mange virksomheder har brug for at have et sted til fælles billeder. Typisk har man en filserver med billeder kombineret med almindelige desktop-programmer som Google Picasa. Eller også køber man dyrere og mere professionelle løsninger som Fotostation.

Hvis man vil i skyen, så giver det naturligvis udfordringer. Billeder fylder ganske meget, og der er behov for hurtig søgning og adgang.

En meget billig løsning på problemet er at bruge enten Google Picasaweb eller Flickr. Det virker naturligvis ikke i virksomheder, der arbejder med billeder til tryk som mediehuse, men disse to produkter kan godt klare andre og mindre krævende behov.

Hvis man allerede er gået til Google Apps, så er det naturligt at kigge på Picasaweb, der er integreret med Google Apps ud af boksen, men der er også udfordringer. Picasa leveres som standard med 2 GB lager. Det er meget billigt at udvide for eksempel sølle 20 dollar om året for yderligere 80 GB. Men denne udvidelse gælder umiddelbart for én bruger. Hvis man er et firma med 100 ansatte, er det en mere kompleks sag.

Man kan naturligvis lægge de mange GB på en af brugerne - og lad de andre i virksomheden logge ind og ud af den, men det er på kanten af licensbetingelserne, og det er også noget besværligt.

Flickr
Jeg vil i stedet anbefale, at man kigger på en af Googles store konkurrenter på dette område, og det er Flickr fra Yahoo, der faktisk er størst på markedet, når det gælder deling af billeder - større end Google.

Både Flickr og Picasaweb er lavet primært til private, der vil dele billeder med andre. Det kan være deling internt i en familie - eller deling til alle på nettet.

Men begge systemer kan sættes op til ingen deling, og så er det pludselig en privat og meget billig billedatabase i skyen.

Billig og stor
Flickr tilbyder i hvert fald på papiret ubegrænset plads. Hvert billede må fylde op til 20 MB, og Pro-udgaven tilbyder også lagring af HD video (90 sekunder og op til 500 MB pr. klip). Prisen for det er sølle 24,95 dollar pr. år. Flickr lover også ubegrænset båndbredde og ingen annoncer, hvis man betaler dette lille beløb.

Der er også en gratis udgave, men den er mest oplagt til private. Og mindre end 25 dollar om året skræmmer vist ikke mange professionelle eller virksomheder.

Del én konto
Planen er altså at oprette én Flickr Pro-konto og bruge den som fælles billeddatabase for et firma. Det er muligt, at det også er på kanten af licensbetingelserne for Flickr, men det kan jeg ikke finde.

Det giver den fordel, at der ikke bliver rod i login med Google Apps.

Når først Flickr kører, er det ganske let at bruge programmet. Det er let og hurtigt at uploade billeder. Her skal man blot huske at krydse “private” af, så billederne ikke bliver delt på nettet. Man skal også huske at udfylde en beskrivelse og søgeord, hvis billeddatabasen skal være brugbar i længden.



En vigtig detalje er, at Flickr understøtter standarden IPTC. Det vil sige, at har man lagt søgeord direkte ind i billederne for eksempel i Adobe Photoshop, Picasa eller lignende, så bliver de også overført til Flickr, så man senere kan bruge dem til søgning.
Det er også let at søge i billedatabasen og downloade billeder fra den. Flickr giver også mulighed for at se EXIF-data, og man kan downloade billeder i en række foruddefinerede opløsninger herunder naturligvis originalen.

Et sidste råd er køb af billeder. Det er meget dyrt at købe professionelle billeder fra fotografer, men der er kommet et par tjenester på nettet, der gør det ekstremt billigt. Det er for eksempel iStock, Fotolia og Bigstockphoto. Jeg har især brugt de to sidste. De har hundrede-tusindevis af gode billeder, som man kan købe til få dollar stykket, og man må bruge dem til næsten alt - og genbruge dem.

Det betyder også, at disse billeder kan købes og uploades til Flickr til ens private samling.

mandag den 27. februar 2012

Fordele og ulemper

Google Apps er en rigtig god løsning - uanset om der er tale om en lille familie, et mindre firma med 10 ansatte eller et større firma med flere end 100 konti.

Der er mange muligheder:



  • Mail (Gmail) 
  • Kalender 
  • Opgaver (todo) 
  • Docs (dokumenter, regneark, præsentationer, tegninger mv.) 
  • Talk (chat) 
  • Sites (Intranet) og Groups (grupper) 
  • RSS-læser, privat YouTube mv.

Det kræver ikke særligt udstyr:


  • Virker i alle browsere (IE, Chrome, Firefox) men bedst i Chrome
  • Virker i alle styresystemer (Windows, MacOS og Linux)
  • Uafhængig af versioner (XP, Vista Windows 7)
  • Understøtter mobiler (Android og iPhone)


Det er billigt:

  • Billig i drift - 40 Euro pr. bruger pr. år
  • Simpel installation - kræver ikke eksperter lokalt
  • Billigere it i længden - ingen lokale servere, backup, serverlicenser
  • Simpel administration
  • Hurtigt at oprette eller stoppe medarbejdere
  • Hurtigt at klargøre ny computer
  • Forudsigelige budgetter - cloud er altid x brugere gange y kroner
  • Ikke behov for VPN, webmail eller lignende
  • Ikke behov for dyr arkiveringssoftware eller søgesoftware til mails
  • Uafhængig af lokalitet og pc - en browser er alt
  • Mange udvidelser fx ticket-systemer, CRM etc.


Det er skalérbart og sikkert:
  • Mere plads end man typisk selv kan levere
  • 25 GB mails og ubegrænset antal filer i Google Dokumenter
  • Højere oppetid end man selv kan levere
  • Indbygget virus- og spamfilter
  • Mulighed for backup i skyen
  • Ikke behov for SMTP-backup eller lignende
  • Ikke behov for UPS, dieselgenerator eller andet
  • Brugerne kan selv genetablere slettede filer
  • Vis, eksporter og importer dokumenter fra:
    • Microsoft Office (alle versioner)
    • OpenOffice/LibreOffice
    • PDF


Og det er godt til samarbejde:
  • Brugerne kan dele dokumenter og mapper
  • Brugerne kan arbejde i samme dokument samtidigt
  • Og følge hinandens ændringer
  • Man kan se alle revisioner (versioner) af dokumenter
  • Man kan selv genoprette gamle versioner
  • Google Apps inkluderer god chat
  • Chat understøtter tekst, tale og video
  • Chat viser, om man er til stede
  • Brugerne kan oprette og dele kalendere


Minusserne
Men der er også minusser, når man kommer fra en traditionel Exchange-verden.

Hvis man arbejder med delte poskasser (delegeret), så mister man mange muligheder. De fleste Labs virker for eksempel ikke. Det betyder, at man ikke kan bruge standardsvar eller bruge en signatur i et svar. Det er irriterende og skaber besvær.

Google har en fin adressebog, hvor alle ansatte og deres mail-adresser er i, men Google vil ikke vise den som standard. Det vil sige, at man altid skal se sine egne kontakter først - og så klikke i den fælles adressebog.

Det er nogle af de småting, der irriterer brugerne.

Hvis man kører Outlook foran Google Apps (via Google Apps sync for Outlook), så opstår der mange problemer især med meget store postkasser og især med Windows XP, som stadig er udbredt i virksomhederne. Programmet er ustabilt og går ned uden at få synkroniseret alt. Vi har måttet opgive kombinationen af Google Apps og Outlook på visse område på grund af dette.

Der er også en del ting, der ikke kan konfigureres i Outlook såsom visning af andres kalendere eller out-of-office. Det skal gøres i browseren, hvilket betyder, at Outlook-brugerne skal arbejde begge steder.

Outlook bliver foretrukket af en del brugere blandt andet på grund af vane men også på grund af et par gode ting i brugergrænsefladen som hurtig sortering og godt overblik, hvis der er mange mapper. Google er ikke glad for rigtig mange mapper (etiketter). Outlook er et kassisk Windows-program, og det giver nogle muligheder i brugergrænsefladen, som en browser ikke kan, selvom Google rykker virkelig hurtigt på dette område.

Man kommer også let i en situation, hvor det er svært at integrere Google Apps med andet software i virksomheden. Der er skam meget integration til Google, men der er endnu mere til Microsoft og især til de produkter, som er udbredte i Danmark.

Det område, hvor Google er længst tilbage i feltet, er nok Dokumenter. Google Docs er en fin løsning til simple dokumenter, men her er der meget langt op til Microsoft. Man kan naturligvis kombinere de to; Bruge Google til mail og kalender - og Microsoft til dokumenter, men det giver andre problemer.

Hvis man vil bruge Microsoft Office (Word, Excel og Powerpoint) og gemme i Google Dokumenter, så findes der nemlig ikke gode løsninger endnu. Der er en del løsninger, men de har store svagheder. Der er ingen problemer, hvis brugerne kan tvinges til at bruge Google Dokumenter rent, men den går ikke i mange virksomheder.

Administrationsdelen i Google Apps er blevet ganske god, men her er der også et pænt stykke, hvis det skal matche Microsofts AD. Det er for eksempel besværligt at administrere mange brugere, da man hverken kan søge eller hoppe i listen. Har man over 100, tager det lang tid at spole til en i midten.

Man skal også huske på, at godt nok er Google Apps billig, men der er tale om en lineær struktur. En ekstra bruger koster altid 40 Euro om året. I Exchange-verdenen koster en ekstra bruger ikke noget, men den første bruger er meget dyr, og de næste er billige eller gratis.

Sammenligner man fordel og ulemper er jeg dog ikke i tvivl. Jeg foretrækker Google Apps. Men man skal være indstillet på, at der også er minusser, og der er områder, der er svære for brugerne at acceptere, når de flytter fra Exchange.

fredag den 24. februar 2012

Bedre Docs på Android

Google har i går opdateret sit Docs-program til Android, og det var der i den grad også behov for. Men der er stadig langt til målet. Docs (Dokumenter) er stadig ikke helt brugbar hverken på Android eller på iOS (iPhone og iPad).

Man kan godt se dokumenterne, men det er ikke let at ændre dem.

Den store nyhed er, at tekstbehandlingsdelen nu ser ganske fornuftig ud, selvom den stadig er meget simpel. Man kan let markere tekst og klippe/kopiere/sætte-ind. Man kan let lave simpel formattering som fed skrift. Og det mest vigtigte - man kan nu let dele dokumenter med andre og samarbejde samtidigt ligesom i Google Dokumenter i browseren.

Her er en reklame-video:

Men det virker ikke i de andre programmer som for eksempel regneark. Her må man stadig nøjes med en meget amputeret version i forhold til browseren.

Google har også kun opdateret den App, der bruges på Android. Det virker ikke i en browser på en mobil eller en tablet - og dermed heller ikke på iOS (iPhone og iPad).

Google skal naturligvis ikke have hele skylden for manglerne, for Apple vil jo ikke acceptere andre browsere på iOS end deres egen Safari, så Google kan kun navigere inden for den ramme. Til gengæld har Google alle muligheder på Android. Og her er der også plads til flere forbedringer.

Man kan i mange tilfælde nøjes med at se og læse dokumenter på farten, så for eksempel intern dokumentation kan fint ligge i Google Dokumenter og læses på en mobil eller tablet. Man kan også bruge Google Websteder (Sites), der er oplagt til et intranet. Her er der ingen smart app, men det fungerer hæderligt i en browser selv på en mobil platform.

Evernote
Google har ikke længere et program til noter. Her kan man naturligvis bruge tekstbehandlingen i Dokumenter, men mulighederne især mobilt er noget begrænset. Her anvender jeg i stedet Evernote, der er klart bedre på tværs af platforme. Evernote er også godt integreret dybt ned i selve Windows, iOS og Android, så der er ikke tale om mindste fællesnævner.

Det er for eksempel hurtigt og let at tage et billede med mobiltelefonen og gøre det til en note i Evernote, sende en mail til Evernote, gemme en PDF som note eller optage et lydklip.

Det store minus med Evernote er, at det typisk oprettes og bruges som en privat løsning. Det vil sige, at it-afdelingen og firmaet ingen kontrol har med indholdet.

torsdag den 23. februar 2012

En filserver i skyen

Indtil videre har det sværeste punkt i sky-strategien været filservere. Vi startede med Dropbox, som klart kan anbefales, men der er begrænsninger. Dropbox kan ikke bruges til alt og af alle. Og desværre har vi ikke fundet det perfekte produkt endnu.

Dropbox blev sneget ind i firmaet af private, som det sikkert sker mange steder. Man får nemlig 2 GB helt gratis, og der er adgang til data alle steder fra - uanset om det på en computer, en mobil eller en iPad. Selv hvis man ikke har adgang til en computer med sin Dropbox-klient, så kan man logge ind i en browser på en anden computer og downloade eller uploade filer.

Lokker man venner med i projektet - som altså hopper med på Dropbox - får man 250 MB ekstra for hver ven. Dropbox gør det også let at dele filer og mapper. Man inviterer bare venner til en mappe, så vil alle filer i den mappe blive kopieret til alle vennerne. Dropbox inkluderer backup, så det tager få minutter at finde slettede filer eller ældre versioner og genetablere dem. Men den gratis version gemmer dog kun slettede og ændrede filer i 30 dage.

Købe-udgaver
Dropbox har imidlertid også købe-versioner, og jeg har prøvet begge modeller. 50 GB koster 99 dollar om året, mens 100 GB koster 199 dollar om året. Man kan desuden købe uendelig backup/versioner for yderligere 40 dollar om året.

Dropbox har desuden en Team-version, der starter på 795 dollar om året for fem brugere med 1 TB delt lagerplads. Hver ekstra bruger koster 125 dollar om året, og så får man yderligere 200 GB. Team inkluderer uendelig backup.

Dropbox kræver ikke en konto pr. bruger. Det er altså tilladt at købe én 50 GB konto og dele den med for eksempel ti brugere. Disse ti brugere vil så ikke have private områder. Alle filer er principielt delt med alle ti.

To forsøg
Vi har prøvet at bruge fem gange 50 GB til 15 brugere, og vi har prøvet en Team-version til en gruppe på syv. Det fungerer perfekt, hvis man ikke arbejder med delte filer i Microsoft Office, og det er desværre hverdagen for de fleste i en virksomhed.

Dropbox synkroniserer filer. Det vil sige, at hvis syv brugere deler en mappe, så vil en fil ligge på syv lokale computere plus på serveren. Hvis en bruger retter filen, bliver den kopieret til de andre seks og til serveren. Hvis to retter samtidigt, får man en synkroniseringsfejl. Dropbox gemmer begge versioner og skriver en fejlmeddelelse. Nu er det en manuel opgave at rydde op.

Problemet er naturligvis, at rigtig mange bruger Word, Excel og Powerpoint, og de åbner og ændrer de samme filer. Her er der ingen løsning.

En anden udfordring er meget store filer. Den ene gruppe gemte både råvideo og redigerede videoer i Dropbox, hvilket fylder mange GB, som skulle synkroniseres ud på alle computere. Det fik ganske enkelt Dropbox i knæ.

Notifybox
Et andet firma har lavet et program, der hedder NotifyBox, der netop skulle låse filer i Dropbox og dermed klare Office-problematikken, men udvikleren har givet op i øjeblikket. Det virker nemlig ikke med Excel.

Kunne man presse brugerne til at bruge Google Dokumenter alene og droppe Microsoft Office, så var problemet løst. Google Dokumenter har uendelig plads, og der er ingen problemer med flere samtidige brugere, backup, versioner og så videre. Men i praksis er det nok for svært for de fleste. Der er brugere, der ikke vil undvære Office, og der er brugere, der ikke kan, fordi Google Dokumenter er ikke på højde med gamle Office.

Synkronisering
Der er mange andre, der har set dette problem, og flere har forsøgt at løse det. Der findes for eksempel en række værtøjer, der kan synkronisere filer mellem Google Dokumenter og Microsoft Office. Det gælder for eksempel Syncplicity og Memeo. Men igen bruger disse værktøjer synkronisering. De kan ikke klare samtidige brugere uden at lave synkroniseringsfejl.

Google har selv et gratis produkt kaldet Cloud Connect der gør det muligt at bruge Microsoft Office og gemme/åbne i Google Dokumenter, men dette program er slet ikke modent. Her kan man for eksempel ikke se mapper. Det vil sige, at alle filer ligger i en lang liste.

Google Drive
Rygterne svirrer om Google Drive. Faktisk havde flere forventet en lancering her i februar måned, men indtil videre er der ikke sket noget.

Det forventes, at Google vil udvide Google Dokumenter, så man kan installere det som et drev på sin computer. Men der er mange spørgsmål endnu. Bruger det synkronisering? Kan flere arbejde samtidigt i Office?

onsdag den 22. februar 2012

Outlook foran Google Apps

Langt de fleste er tilfredse med at køre Google Apps i en browser især Googles egen Chrome, men der er situationer, hvor Outlook stadig er nødvendig for eksempel på grund af integration med andre programmer - eller brugere, der simpelt hen ikke kan undvære Microsoft Outlook.

Løsningen er naturligvis at køre Googles program (Google Apps Sync), der lægger sig som et lag mellem Outlook og Google Apps, så brugerne kan køre Outlook på samme måde, som de kender, men hvor alle mails og data bliver gemt hos Google i stedet for på Exchange-serveren.

Man skal dog være opmærksom på, at det ikke er en 100 procent perfekt løsning. Der er problemer med denne fremgangsmåde.

Google Apps Sync laver en lokal kopi af hele postkassen i PST-format, som bliver vist i Outlook. Det virker med alle nyere versioner af Outlook som 2003, 2007 og 2010, og det virker på tværs af Windows-versioner som XP og 7.

Stopper med fejl
Denne fil bliver løbende synkroniseret med Google. Hvis postkassen er meget stor, så tager det lang tid første gang at få alle mails ned, og vi har set en del problemer med, at synkroniseringen stopper på grund af en fejl.

Hvis brugerne ikke er opmærksomme på det, så arbejder de videre uden at vide, at deres postkasse reelt ikke er opdateret. Denne fejl kræver manuel indgriben, og det er en opgave, som ikke kan lægges på alle brugere.

Delte postkasser
Vi bruger ganske mange delte postkasser, og Google Apps Sync har en god løsning på dette. Hvis de er sat op som delegeret postkasse, så kan man importere dem til Outlook og få dem vist helt som normalt i Exchange-verdenen. Men igen skal man huske på, at Google Apps Sync reelt laver en lokal kopi - ikke bare af brugerens postkasse men også af alle de fælles postkasser.

Vi havde brugere med op til 10 delte postkasser ud over deres egen, og det blev simpelt hen for voldsomt for synkroniseringsprogrammet. Det betød også, at den lokale PST-fil blev enorm.

Disse brugere oplevede desuden, at synkroniseringen ikke kunne holde trit med deres arbejde. Hvis en person trak en mail ned i en mappe for at arbejde med den, så gik der så lang tid, før dette var synkroniseret til andre brugere, at de risikerede at tage samme mail som arbejdsopgave.

Her er løsningen at droppe Outlook, hvis det er muligt. Der er ingen problemer, hvis man arbejder i browseren - heller ikke med delte (delegerede) postkasser.

To trin
Et andet oplagt problem er indstillinger. I Outlook kan man sagtens se en anden persons kalender, men man kan ikke tiføje en kalender i Outlook. Man gør dette i browseren, hvorefter Google Apps Sync gør det synligt i Outlook. Det er altså to trin, hvor dem, der bruger browseren, kan nøjes med ét logisk trin.

Det betyder også, at de brugere, der anvender Outlook foran Google Apps, alligevel skal bruge browseren til en række opgaver.

Google Apps Sync skal have ros for overhovedet at gøre det muligt at fastholde Outlook efter en flytning til Google Apps. En anden god ting er, at alle de udvidelser, der er bygget til Outlook såsom integration til andre programmer for eksempel CRM, ser ud til at virke fint med Google som mail-motor.

Men træerne vokser ikke ind i himlen. For mange postkasser og for store postkasser får synkroniseringen i knæ. Og synkroniseringen stopper jævnligt på grund af ukendte fejl og må startes igen manuelt.

Flytte fra Exchange til Google Apps

At flytte flere end 100 personer fra Microsoft Exchange til Google Apps er en stor opgave, men den er indsatsen værd. Nu har jeg været med til at flytte tre grupper, og selvom der har været sten på vejen, så er alt kørende.

Først oprettede vi et mindre firma med 15 personer på Google Apps. Dernæst flyttede vi et datterselskab på syv ud fra vores Exchange og AD til Google Apps. Og til sidst rykkede vi resten af firmaet, der betod af 79 personer og cirka 20 fælles postkasser.

Det er dog ikke det eneste. Vi satser på skyen på en række andre områder, og Google Apps er kun en brik i puslespillet - om end den største.

Internet-forbindelsen
Første trin var nemlig internet-forbindelsen. Hvis man satser på skyen, så bliver man også nødt til at være sikker på, at internettet altid er kørende. Har man ingen forbindelse, så er hele produktionen lagt død.

Hos os bestod forbindelsen af en 30 Mbit fiberlinje fra TDC, og vi bor i et område, hvor vejene omkring os er gravet op i forbindelse med Metro-byggeriet. Det var naturligvis en fare, så løsningen var en dobbelt internet-forbindelse, der netop kombinerede land-linje (fiber) med luft-linje (radiokæde) med automatisk fail-over.

Backup
Næste trin var vores backup. I stedet for at bruge intern backup på bånd skiftede vi til backup i skyen. Da jeg først undersøgte markedet i 2010, var priserne tæt på 5-6 kroner pr. GB, hvilket var alt for dyrt. Denne gang i starten af 2012 var priserne typisk på 3 kroner, og jeg kom endnu længere ned med Athena i Odense, der tilbød 1,5 kroner pr. GB, hvis jeg brugte mere end 1,2 TB. Så gav det pludselig mening. Selve opsætningen var meget hurtig og simpel, og vi var reelt kørende på én dag.

Denne backup koster løbende penge, men vi sparede en komplet server og båndstation. Vi sparede vores Symantec BackupExec program og årlig vedligeholdelse. Men mest af alt sparede vi dyrbare timer i båndskift og timelange restore-processer.

Man kan diskutere, om der er behov for backup af Google Apps. Google har aldrig tabt data, men de fleste it-chefer vil nok gerne have ekstra sikkerhed. Googles egen backup kaldet Postini var ikke en mulighed for os, for Postini tilbyder kun backup af fremtidige mails - ikke alle de eksisterende. Et andet problem er, at man typisk ikke vil lægge alle æg i samme kurv. Derfor valgte vi Backupify, der tager backup af hele Google Apps - og lægger data hos konkurrenten Amazon.

Backupify har en stor fordel frem for vores gamle backup af Exchange. Brugerne behøver ikke at gå til it-afdelingen for at genetablere en mail eller et dokument. De kan selv gå i Backupify og gøre disse ting.

Tidligere brugte vi ComArchive til ekstra arkivering af mail i Exchange. Det er et godt men også dyrt program, der reelt lægger beslag på halvdelen af vores diskkapacitet. Det bliver slukket snart ligesom vore to Exchange-servere allerede er slukket.

Selve flytningen
Den store flytning fra Exchange til Google Apps blev forberedt i nogle uger med hjælp fra firmaet AppsPeople. Selve flytningen af cirka en million mails blev foretaget i en weekend med fem computere, der stod og flyttede i døgndrift. Det meste gik godt, men 11 konti blev ikke flyttet korrekt, og vi fandt aldrig ud af, hvad problemet var. Dem flyttede vi sidenhen ved første at gemme brugerne som PST-filer og dernæst importere disse i Google.

Den største opgave var reelt at rydde op i AD’et. De fleste AD’er er noget rodede efter mange års ændringer i organisationen. Der skulle helt styr på de løse freelancere, studenter og praktikanter. Der skulle helt styr på rettigheder til for eksempel fælles postkasser. Det viste sig også, at hovedparten af de fælles postkasser reelt ikke blev brugt, så de blev ikke flyttet med.

Der skulle styr på distributionslister, et utal aliaser, delte ressourcer som møderum, delte kalendere, DNS-opsætning og meget andet. En anden detalje er SMTP. Når man rykker til Google og slukker Exchange, så skal alle printere og servere typisk ændres, for de sender mails, og de bruger Exchange.

Det fortsætter
Projektet forsætter, og alle de steder, hvor det giver mening, går vi i skyen. Et eksempel på et meget lille område er FTP-server. Vi har behov for en FTP-server til at overføre større filer til og fra samarbejdspartnere. Vi brugte en kassisk FTP-server fra Microsoft, der er del af en Windows Server.

Men jeg undersøgte markedet for FTP-server i skyen. I Danmark kunne jeg få 20 GB for 900 kroner om måneden, hvilket jeg synes var for dyrt. Hos HostedFTP kunne jeg købe 40 GB for 40 dollar om måneden, hvilket var biligt og mere end nok for os. HostedFTP ligger oven på Amazon.

Næste trin bliver flytning af vores intranet. Vi har brugt mange timer på at kigge på dyre intranet-løsninger, men ved at gå til Google Apps har vi fået en god løsning gratis med i pakken. Nu skal vi blot have flyttet indholdet fra vores nuværende MediaWiki-løsning til Google Sites.