tirsdag den 20. maj 2014

Samarbejde i Google Drev (når man er mange)

Google Drev (eller Google Dokumenter) er et godt produkt til samarbejde, men der er minusser. Et problem, som de fleste mellemstore og store virksomheder hurtigt løber ind i, er tabt overblik. Når medarbejdere deler dokumenter og mapper, så er det let at finde rundt i begyndelsen, men efter nogle år er overblikket helt væk.

Jeg har kæmpet længe med problemet, og vi er ikke engang 100 ansatte, der skal holdes styr på. Der er efter min mening ingen teknisk løsning på problemet, men problemet kan holdes nede med en god proces og struktur. Man skal dog være opmærksom på, at mange brugere er anarkister, når det gælder dokumenter, og de kan selv vælge, om de vil følge retningslinjerne eller ej.

Det problem findes også på filservere, der er nærmeste "konkurrent" til delte filer i Google Drev. Hvis brugerne har skrive-rettigheder, kan de oprette alle de mapper og dokumenter, som de vil - uanset om de overholder firmaets regler eller ej. Og de kan ødelægge. Kan de skrive, kan de også slette.

Jeg anbefaler, at alle brugere opretter en mappe under Mit drev, der hedder Delte mapper. I den mappe placeres alle mapper og dokumenter, der er delte - både dem, der kommer fra andre - og dem, der kommer fra ejeren selv. På den måde får Drev helt adskilt private ting og delte ting.

Det er en uskik at dele løse dokumenter. Det skaber mere overblik at samle delte dokumenter i mapper og så dele dem i stedet. Men i praksis vil mange firmaer have et hav af løse dokumenter, der er delt over tid. Her bør den enkelte bruger selv rydde op. Hvis han kan se, at fem dokumenter tilhører samme sag, bør han oprette en mappe (under disse delte mapper), der rummer disse fem dokumenter. Hvis man har dokumenter, der virkelig er løse og ikke kan samles, kan de efterlades i roden af de delte mapper - eller placeres i en mappe, der netop samler det løse.

Jeg har overvejet at genbruge strukturen fra en filserver på Google Drev - altså lave en delt mappe på en fælles konto og dele den med alle. Derefter kunne der så laves undermapper til afdelinger og så videre. Men det virker ikke. Hvis brugerne trækker denne mappe til Mit drev, får de alt kopieret til deres lokale harddisk. Og det virker ikke i praksis i virksomheder, der tit har TB på serverne. Brugerne kunne naturligvis vælge selektiv synkronisering og kun vælge de mapper, de ville have, men i praksis giver det for meget ansvar og arbejde til brugerne. Og det kan stadig gå galt, hvis en bruger hælder mange GB i en mappe, som andre har valgt.

Det skaber naturligvis ekstra udfordringer, hvis brugerne både har Google Dokumenter og Microsoft Office, hvilket er tilfældet hos os. Her er der ingen reel teknisk løsning. De må blive enige i et projekt, om de vil anvende det ene eller det andet. Man kan godt blande, men det skaber ekstra besvær.

Hvordan Google deler
En meget væsentlig detalje, som de fleste ikke forstår, er hvordan Google flytter filer og mapper. Man må gerne trække delte mapper og filer fra mappen "Delt med mig" til mappen "Mit Drev". Man må også gerne trække disse delte mapper og filer ned i undermapper under "Mit Drev". 

Men man må aldrig trække filer eller undermapper, der ligger i delte mapper fra "Delt med mig" til mapper under "Mit drev". Så flytter man nemlig disse filer eller mapper over til sig selv - og væk fra det delte og væk fra andre. 

Altså; Træk det delte - ikke det, der ligger i det delte.

Google viser en advarsel på skærmen, hvis man gør det forkert, men en travl bruger kan let komme til at klikke på ja.




Ingen kommentarer:

Send en kommentar