torsdag den 1. marts 2012

Når medarbejdere stopper

Når medarbejdere stopper i virksomheden, skal der ske noget med deres postkasser. I Exchange-verdenen er der en række metoder, der virker godt, men i Google Apps-verdenen er tingene anderledes. Her skal man finde andre metoder.

I Exchange kan man deaktivere brugeren i AD’et og beholde postkassen i Exchange. Det koster jo ikke penge men kun plads på diskene. De fleste vælger nok at fjerne postkassen og gemme den et andet sted. Det er nu også ret simpelt, for man kan eksportere indholdet til for eksempel PST ganske hurtigt og let, der kan åbnes direkte af Outlook og også importeres til Exchange igen, hvis medarbejderen bliver ansat igen.

De metoder virker ikke umiddelbart hos Google. Man kan naturligvis lade kontoen køre videre og ændre kodeordet, men det koster altså en brugerkonto, som er 40 Euro om året. Det giver også rod i strukturen.

Jeg har forsøgt mig med en dedikeret konto til gamle medarbejdere. Under denne konto oprettede jeg mapper (etiketter) til hver stoppet medarbejder, og under disse mapper oprettede jeg en kunstig indbakke og sendt post-mappe. Derefter flyttede jeg alt indholdet fra de stoppede medarbejdere til denne ene konto.

Det virkede ikke særlig godt. Det er naturligvis billigt, for en konto kan typisk godt rumme mange stoppede medarbejdere, og man kan søge i de mange mails. Men der bliver rod i strukturen her, for felter som Til og Fra bliver noget rod, når de importerede mails reelt ikke hører til den konto, hvor de er havnet.

Man kan også oprette en gratis GMail-konto pr. stoppet medarbejder og flytte indholdet derhen, men det er også en problematisk affære. Det er nok på kanten af licensbetingelserne, og man skal så skabe en masse nye email-adresser, der i praksis ikke peger på nuværende medarbejdere. Der bliver også rod med Til- og Fra-felter i denne løsning.

Backup til EML
Den bedste løsning, som jeg har fundet, er det gratis program Gmail Backup. Programmet tager en backup af alle mails (dog ikke kalenderaftaler eller kontaktpersoner), og gemmer det som individuelle EML-filer. Det betyder, at 100 mails bliver til lidt over 100 filer, for programmet gemmer også andre informationer som for eksempel etiketter.

 

Men det smarte er, at EML-filer kan åbnes direkte af flere typer programmer som Outlook, Mozilla Thunderbird og Outlook Express. Man kan også fritekst-søge i en mappe fyldt med EML-filer fra Windows eller fra andre desktop-søgeprogrammer.

Hvis medarbejderen bliver ansat igen, kan processen vendes om. Man kan oprette personen i Google Apps igen og importere alle mails igen.

Husk filer
Man skal naturligvis også huske at hente den stoppede medarbejders filer i Google Dokumenter, men det kører næsten automatisk nu. Når man sletter en konto, bliver man spurgt om man vil flytte alle dokumenter til en ny ejer. Siger man ja til det, bliver man ført direkte til dialogen, hvor man kan vælge modtager. Modtageren får en ny mappe, der rummer alle dokumenter fra den gamle medarbejder.

Ingen kommentarer:

Send en kommentar