onsdag den 22. februar 2012

Outlook foran Google Apps

Langt de fleste er tilfredse med at køre Google Apps i en browser især Googles egen Chrome, men der er situationer, hvor Outlook stadig er nødvendig for eksempel på grund af integration med andre programmer - eller brugere, der simpelt hen ikke kan undvære Microsoft Outlook.

Løsningen er naturligvis at køre Googles program (Google Apps Sync), der lægger sig som et lag mellem Outlook og Google Apps, så brugerne kan køre Outlook på samme måde, som de kender, men hvor alle mails og data bliver gemt hos Google i stedet for på Exchange-serveren.

Man skal dog være opmærksom på, at det ikke er en 100 procent perfekt løsning. Der er problemer med denne fremgangsmåde.

Google Apps Sync laver en lokal kopi af hele postkassen i PST-format, som bliver vist i Outlook. Det virker med alle nyere versioner af Outlook som 2003, 2007 og 2010, og det virker på tværs af Windows-versioner som XP og 7.

Stopper med fejl
Denne fil bliver løbende synkroniseret med Google. Hvis postkassen er meget stor, så tager det lang tid første gang at få alle mails ned, og vi har set en del problemer med, at synkroniseringen stopper på grund af en fejl.

Hvis brugerne ikke er opmærksomme på det, så arbejder de videre uden at vide, at deres postkasse reelt ikke er opdateret. Denne fejl kræver manuel indgriben, og det er en opgave, som ikke kan lægges på alle brugere.

Delte postkasser
Vi bruger ganske mange delte postkasser, og Google Apps Sync har en god løsning på dette. Hvis de er sat op som delegeret postkasse, så kan man importere dem til Outlook og få dem vist helt som normalt i Exchange-verdenen. Men igen skal man huske på, at Google Apps Sync reelt laver en lokal kopi - ikke bare af brugerens postkasse men også af alle de fælles postkasser.

Vi havde brugere med op til 10 delte postkasser ud over deres egen, og det blev simpelt hen for voldsomt for synkroniseringsprogrammet. Det betød også, at den lokale PST-fil blev enorm.

Disse brugere oplevede desuden, at synkroniseringen ikke kunne holde trit med deres arbejde. Hvis en person trak en mail ned i en mappe for at arbejde med den, så gik der så lang tid, før dette var synkroniseret til andre brugere, at de risikerede at tage samme mail som arbejdsopgave.

Her er løsningen at droppe Outlook, hvis det er muligt. Der er ingen problemer, hvis man arbejder i browseren - heller ikke med delte (delegerede) postkasser.

To trin
Et andet oplagt problem er indstillinger. I Outlook kan man sagtens se en anden persons kalender, men man kan ikke tiføje en kalender i Outlook. Man gør dette i browseren, hvorefter Google Apps Sync gør det synligt i Outlook. Det er altså to trin, hvor dem, der bruger browseren, kan nøjes med ét logisk trin.

Det betyder også, at de brugere, der anvender Outlook foran Google Apps, alligevel skal bruge browseren til en række opgaver.

Google Apps Sync skal have ros for overhovedet at gøre det muligt at fastholde Outlook efter en flytning til Google Apps. En anden god ting er, at alle de udvidelser, der er bygget til Outlook såsom integration til andre programmer for eksempel CRM, ser ud til at virke fint med Google som mail-motor.

Men træerne vokser ikke ind i himlen. For mange postkasser og for store postkasser får synkroniseringen i knæ. Og synkroniseringen stopper jævnligt på grund af ukendte fejl og må startes igen manuelt.

Ingen kommentarer:

Send en kommentar