mandag den 27. februar 2012

Fordele og ulemper

Google Apps er en rigtig god løsning - uanset om der er tale om en lille familie, et mindre firma med 10 ansatte eller et større firma med flere end 100 konti.

Der er mange muligheder:



  • Mail (Gmail) 
  • Kalender 
  • Opgaver (todo) 
  • Docs (dokumenter, regneark, præsentationer, tegninger mv.) 
  • Talk (chat) 
  • Sites (Intranet) og Groups (grupper) 
  • RSS-læser, privat YouTube mv.

Det kræver ikke særligt udstyr:


  • Virker i alle browsere (IE, Chrome, Firefox) men bedst i Chrome
  • Virker i alle styresystemer (Windows, MacOS og Linux)
  • Uafhængig af versioner (XP, Vista Windows 7)
  • Understøtter mobiler (Android og iPhone)


Det er billigt:

  • Billig i drift - 40 Euro pr. bruger pr. år
  • Simpel installation - kræver ikke eksperter lokalt
  • Billigere it i længden - ingen lokale servere, backup, serverlicenser
  • Simpel administration
  • Hurtigt at oprette eller stoppe medarbejdere
  • Hurtigt at klargøre ny computer
  • Forudsigelige budgetter - cloud er altid x brugere gange y kroner
  • Ikke behov for VPN, webmail eller lignende
  • Ikke behov for dyr arkiveringssoftware eller søgesoftware til mails
  • Uafhængig af lokalitet og pc - en browser er alt
  • Mange udvidelser fx ticket-systemer, CRM etc.


Det er skalérbart og sikkert:
  • Mere plads end man typisk selv kan levere
  • 25 GB mails og ubegrænset antal filer i Google Dokumenter
  • Højere oppetid end man selv kan levere
  • Indbygget virus- og spamfilter
  • Mulighed for backup i skyen
  • Ikke behov for SMTP-backup eller lignende
  • Ikke behov for UPS, dieselgenerator eller andet
  • Brugerne kan selv genetablere slettede filer
  • Vis, eksporter og importer dokumenter fra:
    • Microsoft Office (alle versioner)
    • OpenOffice/LibreOffice
    • PDF


Og det er godt til samarbejde:
  • Brugerne kan dele dokumenter og mapper
  • Brugerne kan arbejde i samme dokument samtidigt
  • Og følge hinandens ændringer
  • Man kan se alle revisioner (versioner) af dokumenter
  • Man kan selv genoprette gamle versioner
  • Google Apps inkluderer god chat
  • Chat understøtter tekst, tale og video
  • Chat viser, om man er til stede
  • Brugerne kan oprette og dele kalendere


Minusserne
Men der er også minusser, når man kommer fra en traditionel Exchange-verden.

Hvis man arbejder med delte poskasser (delegeret), så mister man mange muligheder. De fleste Labs virker for eksempel ikke. Det betyder, at man ikke kan bruge standardsvar eller bruge en signatur i et svar. Det er irriterende og skaber besvær.

Google har en fin adressebog, hvor alle ansatte og deres mail-adresser er i, men Google vil ikke vise den som standard. Det vil sige, at man altid skal se sine egne kontakter først - og så klikke i den fælles adressebog.

Det er nogle af de småting, der irriterer brugerne.

Hvis man kører Outlook foran Google Apps (via Google Apps sync for Outlook), så opstår der mange problemer især med meget store postkasser og især med Windows XP, som stadig er udbredt i virksomhederne. Programmet er ustabilt og går ned uden at få synkroniseret alt. Vi har måttet opgive kombinationen af Google Apps og Outlook på visse område på grund af dette.

Der er også en del ting, der ikke kan konfigureres i Outlook såsom visning af andres kalendere eller out-of-office. Det skal gøres i browseren, hvilket betyder, at Outlook-brugerne skal arbejde begge steder.

Outlook bliver foretrukket af en del brugere blandt andet på grund af vane men også på grund af et par gode ting i brugergrænsefladen som hurtig sortering og godt overblik, hvis der er mange mapper. Google er ikke glad for rigtig mange mapper (etiketter). Outlook er et kassisk Windows-program, og det giver nogle muligheder i brugergrænsefladen, som en browser ikke kan, selvom Google rykker virkelig hurtigt på dette område.

Man kommer også let i en situation, hvor det er svært at integrere Google Apps med andet software i virksomheden. Der er skam meget integration til Google, men der er endnu mere til Microsoft og især til de produkter, som er udbredte i Danmark.

Det område, hvor Google er længst tilbage i feltet, er nok Dokumenter. Google Docs er en fin løsning til simple dokumenter, men her er der meget langt op til Microsoft. Man kan naturligvis kombinere de to; Bruge Google til mail og kalender - og Microsoft til dokumenter, men det giver andre problemer.

Hvis man vil bruge Microsoft Office (Word, Excel og Powerpoint) og gemme i Google Dokumenter, så findes der nemlig ikke gode løsninger endnu. Der er en del løsninger, men de har store svagheder. Der er ingen problemer, hvis brugerne kan tvinges til at bruge Google Dokumenter rent, men den går ikke i mange virksomheder.

Administrationsdelen i Google Apps er blevet ganske god, men her er der også et pænt stykke, hvis det skal matche Microsofts AD. Det er for eksempel besværligt at administrere mange brugere, da man hverken kan søge eller hoppe i listen. Har man over 100, tager det lang tid at spole til en i midten.

Man skal også huske på, at godt nok er Google Apps billig, men der er tale om en lineær struktur. En ekstra bruger koster altid 40 Euro om året. I Exchange-verdenen koster en ekstra bruger ikke noget, men den første bruger er meget dyr, og de næste er billige eller gratis.

Sammenligner man fordel og ulemper er jeg dog ikke i tvivl. Jeg foretrækker Google Apps. Men man skal være indstillet på, at der også er minusser, og der er områder, der er svære for brugerne at acceptere, når de flytter fra Exchange.

1 kommentar:

  1. Hej Jesper,

    På min arbejdsplads sidder vi med nogle udfordringer ift. Google Aps og Outlook. Jeg vil høre, om du evt. kan hjælpe eller kender nogle, der kan.

    Mange hilsner,
    Michelle Rødgaard-Jessen
    Copenhagen Innovation & Entrepreneurship Lab
    mrj@ciel-lab.dk

    SvarSlet