onsdag den 22. februar 2012

Flytte fra Exchange til Google Apps

At flytte flere end 100 personer fra Microsoft Exchange til Google Apps er en stor opgave, men den er indsatsen værd. Nu har jeg været med til at flytte tre grupper, og selvom der har været sten på vejen, så er alt kørende.

Først oprettede vi et mindre firma med 15 personer på Google Apps. Dernæst flyttede vi et datterselskab på syv ud fra vores Exchange og AD til Google Apps. Og til sidst rykkede vi resten af firmaet, der betod af 79 personer og cirka 20 fælles postkasser.

Det er dog ikke det eneste. Vi satser på skyen på en række andre områder, og Google Apps er kun en brik i puslespillet - om end den største.

Internet-forbindelsen
Første trin var nemlig internet-forbindelsen. Hvis man satser på skyen, så bliver man også nødt til at være sikker på, at internettet altid er kørende. Har man ingen forbindelse, så er hele produktionen lagt død.

Hos os bestod forbindelsen af en 30 Mbit fiberlinje fra TDC, og vi bor i et område, hvor vejene omkring os er gravet op i forbindelse med Metro-byggeriet. Det var naturligvis en fare, så løsningen var en dobbelt internet-forbindelse, der netop kombinerede land-linje (fiber) med luft-linje (radiokæde) med automatisk fail-over.

Backup
Næste trin var vores backup. I stedet for at bruge intern backup på bånd skiftede vi til backup i skyen. Da jeg først undersøgte markedet i 2010, var priserne tæt på 5-6 kroner pr. GB, hvilket var alt for dyrt. Denne gang i starten af 2012 var priserne typisk på 3 kroner, og jeg kom endnu længere ned med Athena i Odense, der tilbød 1,5 kroner pr. GB, hvis jeg brugte mere end 1,2 TB. Så gav det pludselig mening. Selve opsætningen var meget hurtig og simpel, og vi var reelt kørende på én dag.

Denne backup koster løbende penge, men vi sparede en komplet server og båndstation. Vi sparede vores Symantec BackupExec program og årlig vedligeholdelse. Men mest af alt sparede vi dyrbare timer i båndskift og timelange restore-processer.

Man kan diskutere, om der er behov for backup af Google Apps. Google har aldrig tabt data, men de fleste it-chefer vil nok gerne have ekstra sikkerhed. Googles egen backup kaldet Postini var ikke en mulighed for os, for Postini tilbyder kun backup af fremtidige mails - ikke alle de eksisterende. Et andet problem er, at man typisk ikke vil lægge alle æg i samme kurv. Derfor valgte vi Backupify, der tager backup af hele Google Apps - og lægger data hos konkurrenten Amazon.

Backupify har en stor fordel frem for vores gamle backup af Exchange. Brugerne behøver ikke at gå til it-afdelingen for at genetablere en mail eller et dokument. De kan selv gå i Backupify og gøre disse ting.

Tidligere brugte vi ComArchive til ekstra arkivering af mail i Exchange. Det er et godt men også dyrt program, der reelt lægger beslag på halvdelen af vores diskkapacitet. Det bliver slukket snart ligesom vore to Exchange-servere allerede er slukket.

Selve flytningen
Den store flytning fra Exchange til Google Apps blev forberedt i nogle uger med hjælp fra firmaet AppsPeople. Selve flytningen af cirka en million mails blev foretaget i en weekend med fem computere, der stod og flyttede i døgndrift. Det meste gik godt, men 11 konti blev ikke flyttet korrekt, og vi fandt aldrig ud af, hvad problemet var. Dem flyttede vi sidenhen ved første at gemme brugerne som PST-filer og dernæst importere disse i Google.

Den største opgave var reelt at rydde op i AD’et. De fleste AD’er er noget rodede efter mange års ændringer i organisationen. Der skulle helt styr på de løse freelancere, studenter og praktikanter. Der skulle helt styr på rettigheder til for eksempel fælles postkasser. Det viste sig også, at hovedparten af de fælles postkasser reelt ikke blev brugt, så de blev ikke flyttet med.

Der skulle styr på distributionslister, et utal aliaser, delte ressourcer som møderum, delte kalendere, DNS-opsætning og meget andet. En anden detalje er SMTP. Når man rykker til Google og slukker Exchange, så skal alle printere og servere typisk ændres, for de sender mails, og de bruger Exchange.

Det fortsætter
Projektet forsætter, og alle de steder, hvor det giver mening, går vi i skyen. Et eksempel på et meget lille område er FTP-server. Vi har behov for en FTP-server til at overføre større filer til og fra samarbejdspartnere. Vi brugte en kassisk FTP-server fra Microsoft, der er del af en Windows Server.

Men jeg undersøgte markedet for FTP-server i skyen. I Danmark kunne jeg få 20 GB for 900 kroner om måneden, hvilket jeg synes var for dyrt. Hos HostedFTP kunne jeg købe 40 GB for 40 dollar om måneden, hvilket var biligt og mere end nok for os. HostedFTP ligger oven på Amazon.

Næste trin bliver flytning af vores intranet. Vi har brugt mange timer på at kigge på dyre intranet-løsninger, men ved at gå til Google Apps har vi fået en god løsning gratis med i pakken. Nu skal vi blot have flyttet indholdet fra vores nuværende MediaWiki-løsning til Google Sites.

Ingen kommentarer:

Send en kommentar